Op 4 juni 2012 heeft de algemene ledenvergadering van onze vereniging plaatsgevonden. Bijgaand treft u de notulen van deze vergadering aan. Als u hierover opmerkingen of vragen heeft, kunt u zich wenden tot Peter van de Wal, secretaris.

Verslag van de algemene ledenvergadering van AV Spirit Lelystad op 4 juni 2012

Aanwezig waren 39 personen

Afwezig met kennisgeving: René Ester, Koen van Gelder, Cees Keppel, Jaco Langeveld, Jan Rietvelt en Freek Warners

1 Opening

Om 21:08 uur opent voorzitter a.i. Maarten Schoone de vergadering en heet iedereen van harte welkom, in het bijzonder de ereleden. Hij start met een terugblik op het jaar, waarin onder andere de gezondheidsperikelen van Klaas Wierenga aan bod komen. Vanwege ziekte heeft Cees Keppel zijn secretariële taken medio maart dienen neer te leggen, welke Peter van der Wal a.i. zijn waargenomen. De vereniging heeft 395 leden: 38 pupillen, 42 junioren en 217 leden met een geboortedatum van voor 31-12-1993, 22 Nordic wandelaars, 16 sportief wandelaars, 6 combileden (NW/SW), 6 G-atleten, 43 vrijwilligers en 5 ereleden. Hierbij wordt aangetekend dat er nog 13 opzeggingen en 10 aanmeldingen dienen te worden verwerkt, waardoor het actuele ledenbestand uitkomt op 392. De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld.

2 Verslag algemene ledenvergadering 12-12-2011

Hierop zijn tekstueel geen opmerkingen, inhoudelijk merkt Willem Landman in het kader van punt 7 rondvraag op dat hij de vraag heeft gesteld of hij voor de kosten voor het vervoer van en naar de Bevrijdingsvuurestafette een beroep op onze vereniging zou mogen doen. Hij merkt op dat i.t.t. het vermelde onder punt 3 geen financieel meerjarenplan bij de stukken voor deze vergadering is gevoegd. Dolf Bartels meldt in reactie hierop dat dit terecht is opgemerkt, maar het op dit moment weinig zinvol is deze samen te stellen. Komende weken worden kaderavonden georganiseerd waar we met elkaar gaan proberen invulling te geven hoe AV Spirit Lelystad er in de toekomst zal uitzien. Op basis van deze uitgangspunten gaan we de financiën hierop laten aansluiten. Op deze wijze kunnen we een meerjarenbegroting samenstellen die ook aansluit op het te voeren beleid van onze vereniging.

3/4 Jaarverslag en –rekening 2011

Bij punt 21 Inschrijfkosten stelt Floris Rozendaal de vraag of deze inclusief de C/D jeugd zijn. Dolf Bartels bevestigt dat dit het geval is. Ron van Weezep stelt bij punt 22 de vraag waarom de “overige kosten” zo hoog zijn. Dit betreft kosten Wintercup en er kan niet direct worden aangegeven waaruit deze bestaan. Ron zal hierover nog nader worden geïnformeerd.

5 Verslag kascontrolecommissie / decharge aan penningmeester en bestuur

Namens de kascontrolecommissie meldt Gerard Fidder dat Marian Jellema en hem geen bijzonderheden zijn opgevallen bij de uitgevoerde controle, reden om voor te stellen om de penningmeester en de overige bestuursleden decharge te verlenen voor het gevoerde beleid. Hiermee stemt de vergadering in.

6 Verkiezing/herverkiezing kascontrolecommissie

Marian Jellema beantwoordt de vraag of zij nog een jaar zitting zou willen nemen in de kascontrolecommissie bevestigend. Omdat Gerard Fidder de maximale periode van twee jaar deel heeft uitgemaakt van deze commissie, meldt Edwin Odink zich om zijn plaats in te nemen.

7 Uitreiking Spiritbokaal

De Spiritbokaal wordt door Maarten Schoone uitgereikt aan Annie Sluijter vanwege allerlei diensten die zij de vereniging jarenlang heeft geboden.

8 Afscheid trainers en bestuurslid Cees Keppel

Zoals in zijn opening (punt 1) gememoreerd, meldt Maarten Schoone dat secretaris Cees Keppel zijn taken heeft moeten neerleggen. Vanwege zijn gezondheidstoestand is Cees helaas niet present. De hem toekomende bos bloemen zullen later worden verstrekt. Na jarenlang de G-atleten te hebben begeleid, heeft Maaike Bremer aangegeven deze taak neer te willen leggen. Ook zij is helaas niet aanwezig bij de vergadering, waardoor ze haar bloemen eveneens later zal ontvangen. Vanwege zijn inspanningen bij de Wintercup en die om de internetpagina een nieuw aanzien te geven, wordt ook Keimpe Reitsma een bos bloemen aangeboden. Vanwege zijn afwezigheid zal Marian Jellema deze aan hem overhandigen. Als zijn vervanger in de functie van webcoördinator wordt Gert-Jan Hogeveen aan de vergadering voorgesteld. Voor zijn bemoeienissen om diverse geledingen in Lelystad enthousiast te krijgen voor de bevrijdingsvuurestafette neemt Willem Landman een boeket in ontvangst. Bij aanvaarding hiervan meldt hij dat -mede door de positiviteit van AV Spirit Lelystad- de gemeente Lelystad voor de estafette van komend jaar eenzelfde budget heeft toegezegd als dit jaar is verstrekt.

Vlak nadat bestuurslid Tineke de Vries heeft aangekondigd dat er een ontruimingsoefening zal worden gehouden deze avond, bedient bardienstmedewerker Aad Visser de hiervoor weer beschikbare toeter. De ontruiming van het gebouw vindt plaats in 3:20 minuten en ondervindt hinder van een tafel die voor de zuidelijke nooduitgang is geplaatst. Bij de evaluatie van de oefening beveelt Floris Rozendaal aan om grotere letters en een andere kleur hiervan te gebruiken op de kaarten die door de “BHVer van dienst” (de bardienstmedewerker) worden uitgedeeld. Marian Jellema merkt op geen kaarten te hebben gezien. Tineke de Vries meldt dat de bardienstmedewerker deze kaarten bij de uitgang dient uit te delen met de vraag of de ontvanger bij hem terug wil komen om te bevestigen dat zich in een bepaalde ruimte geen mensen meer bevinden. Sjaak Meijberg merkt op dat er op dinsdagen en woensdagen geen bardienstmedewerkers aanwezig zijn, terwijl er op deze avonden toch (grote) groepen in de kantine aanwezig zijn. Tineke belooft hem op zoek te zullen gaan naar een oplossing voor deze situaties.

9 Voorstel om Peter van der Wal te benoemen tot nieuw bestuurslid

Maarten Schoone meldt nogmaals dat Peter van der Wal enige maanden de taken als secretaris a.i. heeft waargenomen en hij stelt voor om hem deze functie formeel te laten bekleden. Met dit voorstel stemt de vergadering in.

10 Jubileumcommissie

Bij afwezigheid van Freek Warners meldt Ada de Jong dat de feestavond t.g.v. het 40-jarig bestaan op 15 september a.s. zal plaatsvinden. Voor deze avond kunnen (oud)leden zich opgeven via de internetpagina, waarop een aanmeldingsformulier zal verschijnen. Ze doet een oproep om melding te maken van de contactgegevens van oudvoorzitters, -trainers en –leden, zodat de kans wordt gereduceerd dat mensen die graag aanwezig zouden zijn, worden vergeten.

11. Rondvraag

Marian Jellema merkt op dat het haar heeft gestoord dat er geen “Roparunners” meer aanwezig waren bij de opruimingswerkzaamheden naar de “Roparun Wintercup. Aanvullend meldt Maarten Schoone dat de start van deze “extra” Wintercup niet meer op de atletiekbaan, maar bijvoorbeeld op de busbaan zal plaatsvinden in de toekomst. Vervolgens meldt hij dat hij de voorzittershamer binnen afzienbare tijd weer aan Evert van de Beek zal overdragen omdat zijn termijn van een jaar is verlopen. Vooralsnog zal hij lopende zaken afhandelen, maar dit zal zijn laatste algemene ledenvergadering als voorzitter a.i. van AV Spirit Lelystad zijn. Het bosje bloemen dat hij hiervoor krijgt aangeboden, overhandigt hij aan Tineke de Vries vanwege haar doorzettingsvermogen tijdens de ziekteperioden van Cees Keppel en Klaas Wierenga.

12. Sluiting

De voorzitter a.i. sluit de vergadering en wenst iedereen wel thuis.