Zaterdag 22 juni organiseerde wij bij AV Spirit de 3e poulewedstrijd van de CD juniorencompetitie. Het leek mij leuk om even kort uiteen te zetten wat er allemaal komt kijken bij de organisatie van een dergelijke wedstrijd.

De start
Reeds in december komt de vraag vanuit de Atletiekunie of wij een wedstrijd willen organiseren, wij mogen dan een keuze maken uit diverse wedstrijden. De keuze is mede afhankelijk van de teams die wij zelf gaan inschrijven, de data van andere wedstrijden maar ook van vakanties van enkele belangrijke pijlers die de organisatie van een dergelijke wedstrijd ‘dragen’.

Eind januari maakt de Atletiekunie bekend welke wedstrijden worden toegewezen.

De officials
Een CD wedstrijd is een zogenoemde niveau 2 wedstrijd. Dit betekent dat officials worden toegewezen door de atletiekunie. De officials zijn in dit geval de Scheidsrechts, de Wedstrijdleiders, de starter en de microfonist. Om de eigen Spirit mensen ervaring op te laten doen probeer ik altijd om enkele mensen voor te dragen, dit lukt meestal gelukkig wel!

Het tijdsschema
Een wedstrijd kent een tijdschema, de chronoloog. Officieel maakt de wedstrijdleider de chronoloog, bij competitiewedstrijden wordt vaak gebruik gemaakt van schema’s van eerdere poulewedstrijden of zelfs eerdere jaren. Het tijdsschema is afhankelijk van het aantal verwachte deelnemers. Lastig is dat je dat nooit precies weet. Tevens wordt gekeken naar gelijktijdigheid van onderdelen waarbij gangbare combinaties die atleten van doen niet gelijktijdig plaatsvinden. Tevens wordt gestreefd naar beperkte groepsgroten om te zorgen dat de wachttijden niet te lang worden. Andere aspecten zijn ook het eventueel verplaatsen van de start of het in de baan zetten van hordes.

Algemene voorbereidingen
Naast het tijdschema zijn er ook vele andere zaken die geregeld moet worden. Dit betekent onder andere:

· Het afstemmen van de wedstrijd met de kantinecommissie, een dergelijke wedstrijd vraagt een behoorlijke inspanning waarbij ook de juiste inkoop van goederen essentieel is. Weersomstandigheden kunnen hierin een grote rol spelen. Daarbij is bijvoorbeeld bekend dat CD-meisjes een ongelofelijke hoeveelheid toiletpapier gebruiken, die moet wel beschikbaar zijn.

· Het zorgdragen voor EHBO-ers.

· Het zorgdragen voor de beschikbaarheid van een wedstrijdsecretariaat .

· Het informeren van de accommodatiebeheerder ter controle van alle benodigde onderdelen en materialen. Ook moet gras worden gemaaid, de sectoren op orde worden gebracht en de zandbakken worden gevuld.

· Het inhuren van de Elektronische tijdwaarneming. Hierbij geldt dat wedstrijden vaak gelijktijdig in den lande plaatsvinden waardoor de beschikbaarheid vaak beperkt is.

Jury en vrijwilligers
Gisteren hadden wij 53 vrijwilligers op de been. Deze moeten natuurlijk beschikbaar zijn, worden geïnformeerd en worden verzorgd. Het begint in februari met het rondsturen van een wedstrijdkalender om de beschikbaarheid van mensen te peilen. Als vervolgens blijkt dat nog onvoldoende mensen beschikbaar zijn dan worden nadere acties gepland in de trainingsgroepen of via email.

De deelnemende verenigingen worden tevens verplicht om juryleden te leveren. Deze moeten worden ingepland en ingedeeld. Bij voorkeur wordt deze indeling vooraf verspreid.

Dee officials moeten tevens door ons worden geïnformeerd. Wij krijgen vanuit de atletiekunie door wie er komen en kunnen vervolgens de benodigde informatie verstrekken.

Inschrijvingen
De deelnemende verenigingen worden door de atletiekunie toegewezen en moeten door Spirit worden uitgenodigd. In deze uitnodiging wordt men gevraagd om tijdig de inschrijfformulieren in te dienen. Deze formulieren komen 6 dagen voor de wedstrijd binnen.

Het secretariaat
Een grote klus start daarna, in de 6 dagen na inschrijving moeten alle atleten worden ingevoerd in een systeem, onderdelen moeten worden toegewezen. Het gaat hier om honderden atleten van alle deelnemende verenigingen. Lastig is het feit dat ploegleiders continue mogen wijzigen waardoor eigenlijk pas op vrijdag om 20:00 uur kan worden vastgesteld dat alles klopt.

Het invoeren van al deze kinderen is dit jaar nachtwerk geweest. Het secretariaat is donderdag om 4:30 uur naar bed gegaan. Het is duidelijk dat dergelijke zaken veel van onze mensen vragen!

Op vrijdag printen we vervolgens alle startlijsten. Dit betekent lijsten voor microfonisten, tijdwaarneming in de natuurlijk de jury. Dit betekent dat enkele vrijwilligers op vrijdag, na veelal een gewone werkdag tot 23:00 uur bezig zijn.

Op zaterdag voert hetzelfde secretariaat vervolgens alle uitslagen in, het is eigenlijk de bedoeling dat de uitslagen dezelfde dag nog via de atletiekunie worden gepubliceerd op internet.

De bouwploeg
Op de wedstrijddag moet ook de baan worden klaargemaakt Om 8:00 uur komen de eerste mensen reeds om hiermee te starten. Belangrijke activiteiten zijn het aanbrengen van de sectorlijnen, het klaarmaken van de start, het uitrijden van de horden en het op orde brengen van de springnummers. Ook moet de stroomvoorziening voor de tijdwaarneming worden geregeld en het wedstrijdmateriaal worden gekeurd. Tijdens de wedstrijd is met name het hordenonderdeel erg intensief. Na afloop moet de baan ook weer worden afgebroken, moet alles worden opgeruimd.

Ook in de kantine geldt dat al vroeg mensen aanwezig zijn om lunchpakketten te smeren, koffie te zetten. Ook deze mensen ruimen na afloop de gehele keuken weer op. Nog vele uren na het laatste onderdeel zijn er mensen bij Spirit om alles weer op te ruimen.

Deelnemers
Uiteindelijk organiseer je een dergelijke dag voor de deelnemers, de atleten. Het gaat erom dat zij een mooie en soepel georganiseerde wedstrijd ervaren. Dat is het belangrijkste doel en als dit is gelukt dan is de dag geslaagd!

De toekomst
Het organiseren van een wedstrijd in Lelystad is goed voor Spirit, buiten een gering financieel voordeel wordt ook het jurycorps benut waardoor ervaringen behouden blijven. Tevens is het voor de atleten van Spirit natuurlijk plezierig dat niet gereisd hoeft te worden en er een thuisvoordeel bestaat. Tot slot denk ik dat een vereniging als Spirit in staat moet zijn dergelijke wedstrijden te organiseren.

Hiervoor is echter wel een behoorlijke organisatie nodig, een organisatie die in mijn opinie eigenlijk deels door de doelgroepen gedragen zou moeten worden. Juist uit de doelgroep, de ouders van de jeugd, is eigenlijk nauwelijks bereidheid geweest om te assisteren bij dergelijke wedstrijden. Natuurlijk zijn er enkele positieve uitzonderingen maar gemiddeld is 95% van de ingezette vrijwilligers is niet als ouder (meer) betrokken.

Als wij in de toekomst dergelijke wedstrijden willen blijven organiseren in Lelystad is het essentieel om te zorgen dat tenminste 50% van de vrijwilligers op het veld en in de kantine uit ouders bestaat. Ik ben benieuwd naar tips en ideeën om deze betrokkenheid te vergroten. Mogelijk bewandelt Spirit hierin immers niet de juiste weg. Tips zijn welkom: vrijwilligers@avspiritlelystad.nl

Kortom: gisteren hebben we een hele goede wedstrijd neer gezet, met heel veel betrokken vrijwilligers en inspirerende trainers! De toekomst baart mij echter zorgen en ik hoop dat deze informatie mensen bewust maakt over het feit dat er niet vanzelf een wedstrijd ‘ontstaat’ en dat het dus zeker geen vanzelfsprekendheid is dat de kinderen in Lelystad een leuke dag kunnen beleven!

Koen van Gelder

Organisator CD-competitie & Pupillencompetitie